La proposte di scarto
Le unità amministrative dell’Ateneo possono autonomamente procedere a individuare la documentazione presente nelle proprie sedi, oppure chiedere un intervento di consulenza o operativo del Servizio archivistico. La proposta di scarto deve riportare queste indicazioni:
- la consistenza della documentazione (raccoglitori, buste, scatole ecc.);
- la tipologia del documento (descrizione), avendo cura di esplicitare il più possibile le descrizioni della documentazione proposta per lo scarto, evitando perciò l’uso di sigle, abbreviazioni e parole singole che rendono poco chiara e/o ambigua la descrizione degli atti e non consentono all’organo di vigilanza di esprimere un parere immediato sulla loro eliminazione;
- gli anni di riferimento (intervallo tra anni solari);
- la motivazione (facendo riferimento all’indicazione del massimario).
L’elenco di queste indicazioni permette di presentare la richiesta di autorizzazione allo scarto alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Toscana.
La richiesta (vedi facsimile), firmata dal responsabile della Unità amministrativa che conserva la documentazione, deve essere inviata alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Toscana, con email certificata sab-tos@pec.cultura.gov.it e, per conoscenza, all’e-mail archivio-dep-storico@unifi.it.
Una volta ottenuta l’autorizzazione della Soprintendenza, l’Unità amministrativa proponente può contattare i servizi logistici dell’Ateneo per avviare il servizio di smaltimento della documentazione.
Ultimo aggiornamento
09.06.2024