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La proposte di scarto

Le unità amministrative dell’Ateneo possono autonomamente procedere a individuare la documentazione presente nelle proprie sedi, oppure chiedere un intervento di consulenza o operativo del Servizio archivistico. La proposta di scarto deve riportare queste indicazioni:

la consistenza della documentazione (raccoglitori, buste, scatole ecc.);

la tipologia del documento (descrizione), avendo cura di esplicitare il più possibile le descrizioni della documentazione proposta per lo scarto, evitando perciò l’uso di sigle, abbreviazioni e parole singole che rendono poco chiara e/o ambigua la descrizione degli atti e non consentono all’organo di vigilanza di esprimere un parere immediato sulla loro eliminazione;

gli anni di riferimento (intervallo tra anni solari);

la motivazione (facendo riferimento all’indicazione del massimario).

L’elenco di queste indicazioni permette di presentare la richiesta di autorizzazione allo scarto alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Toscana.

La richiesta (vedi facsimile), firmata dal responsabile della Unità amministrativa che conserva la documentazione, deve essere inviata alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Toscana, con email certificata mbac-sab-tos@mailcert.beniculturali.it e, per conoscenza, all’e-mail archivio-dep-storico@unifi.it.

Una volta ottenuta l’autorizzazione della Soprintendenza, l’Unità amministrativa proponente può contattare i servizi logistici dell’Ateneo per avviare il servizio di smaltimento della documentazione.

Ultimo aggiornamento

21.10.2021

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