Politiche di gestione
L'evoluzione della gestione documentale di un ente rappresenta molto bene il percorso della sua storia organizzativa. Fino all’inizio degli anni ‘80, la centralizzazione quasi esclusiva delle competenze amministrative negli uffici del Rettorato si riflette in una gestione documentale altrettanto controllata e sintetica, ma con l’aumento delle competenze delle Facoltà e la costituzione dei Dipartimenti la questione la produzione documentale e la sua gestione acquista una dimensione completamente diversa.
Dalla fine degli anni ‘80 si è avvertita l’esigenza di monitorare la situazione degli archivi dell’Ateneo avviando, sotto la supervisione scientifica del prof. Antonio Romiti, ordinario di Archivistica, e in stretto rapporto con la Soprintendenza competente, una serie di azioni per conseguire una migliore gestione degli archivi, formulando proposte per la classificazione delle pratiche e soluzioni per organizzare gli archivi di deposito e storico. In questo contesto, l’Ateneo ha aderito a vari progetti nazionali, come Titulus ‘97, per l’adozione di una classificazione condivisa tra le università italiane, collegata all’utilizzo, dal 2004, di un gestionale del protocollo. Nel febbraio del 2022 abbiamo migrato alla versione 5 del gestionale Titulus.
Inoltre, nel 1999, con l’adesione al progetto sugli archivi storici delle università italiane è stata realizzata la prima rilevazione sistematica della documentazione cessata ancora conservata in vari depositi.
Lo sviluppo di queste politiche ha portato, nel 2016, all’elaborazione di un Regolamento del Sistema archivistico, alla individuazione, nel 2017, dei referenti per il Flusso e la Conservazione documentale previste dalla normativa di settore, e infine, nel 2018, all’approvazione di un massimario di conservazione e scarto dei documenti amministrativi, fondamentale per la gestione delle pratiche concluse e alla costituzione. All'inizio del 2022 l'Ateneo ha adottato il Manuale di gestione documentale che descrive, secondo le norme vigenti, in dettaglio la nostra organizzazione nel settore.
Ultimo aggiornamento
12.04.2022