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L'attività amministrativa, l’archivio e la legislazione

Il rispetto delle normative e le scelte politiche di gestione non possono prescindere dalla valutazione della prassi amministrativa corrente nella produzione e conservazione della documentazione, che si può presentare diversa anche all’interno dello stesso ente. L’attuazione di sistemi di gestione corretti, omogenei ed efficienti è resa stringente dalla transizione da un’amministrazione esclusivamente produttrice di pratiche cartacee ad una totalmente digitalizzata, passando però da una fase ibrida, con pratiche in parte cartacee e in parte digitalizzate, creando due diversi sistemi di conservazione per la stessa pratica. Una transizione che ancora non riguarda l’Archivio storico, che si trova a gestire per gli anni di competenza solo documentazione cartacea, ma sicuramente il suo prossimo futuro.

Per attuare le norme che regolano la tenuta degli archivi è fatto obbligo all’Ateneo di mantenere in modo ordinato da documentazione prodotta, cioè di predisporre mezzi e procedure perché già l'archivio corrente venga generato e gestito in modo ordinato, consentendo di avere gli stessi risultati positivi anche in quello di deposito e in quello storico. Il mancato conseguimento di questi obiettivi, come il semplice comportamento omissivo o l’incuria degli archivi, rappresenta una violazione di legge.

Il personale del sistema archivistico dell’Ateneo, con specifiche professionalità, è preposto a svolgere opera di consulenza presso le unità amministrative dell’Ateneo per raggiungere questi obiettivi, insieme al monitoraggio della pratiche concluse e all’assistenza per l’attività di conservazione e scarto. In generale il Sistema archivistico cura, con responsabilità diretta o indiretta:

- le modalità di formazione e trasmissione dei documenti;

- la gestione dei documenti nelle tre fasi di vita dell’archivio (corrente, deposito e storico);

- la conservazione fisica e del contenuto intellettuale dei documenti;

- le modalità d’uso amministrativo o scientifico dei documenti prodotti e in conservazione.

Ultimo aggiornamento

21.10.2021

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