Il sistema archivistico Conferimento dei documenti all'archivio

Conferimento dei documenti all'archivio

Ogni Responsabile di Unità organizzativa è anche responsabile della corretta tenuta dei fascicoli relativi alle pratiche prodotte o conservate, cioè è responsabile della gestione dell’archivio corrente di propria competenza.
Qualsiasi spostamento di sede della documentazione analogica dell’Unità organizzativa dovrà essere comunicato in anticipo al Responsabile della gestione documentale dell'Ateneo.
Il Responsabile di Unità organizzativa segue le indicazioni fornite a livello generale dal Responsabile della gestione documentale e da quanto espressamente indicato nel Manuale di gestione documentale. (vedi 11.1 Archivio corrente, del MdG documentale)

L’archivio di deposito analogico conserva tutti i fascicoli e i documenti relativi a procedimenti conclusi, per i quali non risulta più necessaria la trattazione corrente o verso i quali può sussistere solo un interesse sporadico. Tali documenti sono conservati con le modalità indicate dal Responsabile della gestione documentale, rispettando l’organizzazione che essi avevano nell’archivio corrente. (vedi 11.2 Archivio di deposito analogico, del MdG documentale)

Il Responsabile di Unità organizzativa, sentito il Responsabile della gestione documentale, può richiedere il trasferimento dei fascicoli relativi ad affari, attività e a procedimenti amministrativi conclusi e non più necessari ad una trattazione corrente, per la conservazione nell’archivio di deposito. Per avviare la pratica di trasferimento è necessario che la documentazione conservata presso l’Unità organizzativa sia censita in un elenco di consistenza, dove ogni unità archivistica di conservazione delle patiche riporti le seguenti indicazioni:

L'elenco delle unità archivistiche deve essere corredato anche dalla tipologia dei contenitori e dei metri lineari. La rilevazione delle unità archivistiche dell’archivio delle pratiche correnti o cessare deve essere fatta utilizzando l'apposito foglio elettronico [scarica]

L'eventuale non corrispondenza, anche parziale, tra l’elenco di consistenza e il materiale documentale effettivamente versato sarà oggetto di dichiarazione a cura del Responsabile della gestione documentale e sarà informata la struttura versante con invito a provvedere entro 10 giorni alla regolarizzazione. (vedi 11.3 Trasferimento dei fascicoli cartacei all’archivio di deposito, del MdG documentale)

Le serie archivistiche (contratti, decreti, verbali, ecc.) sono trasferite all’archivio di deposito nella loro unitarietà. Le modalità di trasferimento sono le medesime previste per le patiche cartacee concluse. Se la serie archivistica è ibrida, cioè composta sia da documenti analogici che da documenti digitali, si procederà nel seguente modo:

• il repertorio digitale nel sistema di gestione documentale conterrà tutti i documenti informatici in formato nativo e la copia per immagine dei documenti analogici associata alla registratura;
• il repertorio analogico sarà composto dagli originali analogici dei documenti e dalla copia analogica conforme all’originale informatico dichiarata dal Responsabile del procedimento amministrativo (RPA);
• il documento originale deve essere fascicolato. Il documento è unico ma collocato sia nel repertorio che nel fascicolo. Analogamente per i documenti nativi analogici: due originali, uno a repertorio e il secondo nel fascicolo della pratica relativa o, in alternativa, copia conforme. (Vedi 11.5. Trasferimento delle serie archivistiche, del MdG documentale)

Per la conservazione della documentazione analogica, il Responsabile della gestione documentale verifica che nei depositi d’archivio siano rispettati i criteri che garantiscano la sicurezza della documentazione (ordinamento, sicurezza dei locali con sistemi antincendio e antintrusione, il controllo di temperatura e umidità relativa, prevenzione dall’intrusione di agenti patogeni, ordinaria manutenzione e pulizia, spolveratura periodica), in collaborazione con i servizi preposti alle attività tecniche e ai servizi generali. Per la conservazione digitale il Responsabile della gestione documentale concorderà i criteri con il Responsabile della conservazione (art. 21, 29-31, D.Lgs. 42/2004). (Vedi 11.9. Conservazione, del MdG documentale)