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Il Massimario di conservazione e scarto

Per agevolare queste attività e per rispettare le disposizioni legislative (DPR. 28/12/ 2000 n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, art. 68 Disposizioni per la conservazione degli archivi c. 1), l’Ateneo si è dotato di un manuale di conservazione e scarto che raccoglie i criteri per la selezione dei documenti, valutandone, secondo il titolario di classificazione, la capacità di documentare l'organizzazione, le funzioni, l'attività e le procedure amministrative sotto il profilo amministrativo, legale e fiscale.

È stato adottato il modello di massimario strutturato sull’articolazione del piano di classificazione (Titolario) vigente nell’Ateneo, applicato nel 2013, e derivato dall’adozione dello standard Titulus '97 e dalla riorganizzazione dell’Ateneo seguita all’applicazione dello Statuto del 2012.

Seguendo l’articolazione dalla classificazione del titolario vigente, sono stati presi in esame i vari procedimenti, gli affari e le attività per ogni grado divisionale istruiti nelle strutture dell’Ateneo.

Si è cercato di evitare duplicazioni di conservazione di alcune tipologie di documenti fondamentali per l’applicazione delle decisioni amministrative, didattiche o di ricerca, indicando, ad esempio, la conservazione per un tempo illimitato di atti amministrativi prodotti dalle posizioni “apicali”, come il Rettore o il Direttore generale, oppure quelli degli organi collegiali, escludendo invece le copie o gli estratti di questi atti raccolti negli archivi correnti delle varie strutture dell’Ateneo.

Questo strumento, indicando i tempi di conservazione della documentazione, consente di avviare le operazioni preliminari per presentare alla Soprintendenza le proposte di scarto. Le informazioni contenute nel massimario consentono di valutare se l’esaurimento dell’utilità giuridico-amministrativa di un certo documento è stato raggiunto, oppure se è assente/manca un apprezzabile interesse come fonte storica del documento o di un’intera serie archiviata.

Quando il tempo di conservazione non è indicato come “illimitato” il periodo prescritto nelle tabelle del massimario deve essere considerato come tempo minimo di conservazione, perché la documentazione può essere comunque conservata per un periodo più lungo per motivi amministrativi, giuridici o di opportunità. Si ricorda che i tempi sono sospesi in caso di contestazioni o azioni giudiziarie e possono essere attuati solo dal momento della chiusura della vertenza.

La selezione ai fini della conservazione è chiaramente indipendente dal supporto dei documenti, anche se il massimario non è stato redatto per la gestione della documentazione cartacea deve supportare l’attività dell’archivio corrente, compreso quello digitalizzato.

Ultimo aggiornamento

21.10.2021

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