Cosa si può fare negli uffici
Le unità amministrative dovrebbero autonomamente e periodicamente procedere in scarti mirati, selezionando appunti, stampe, fotocopie, buste, normativa, documenti non protocollati e quelli che contengono informazioni riportate anche in altri documenti destinati alla conservazione permanente.
Quest’azione consente di evitare che la documentazione conservata nei locali presso le unità amministrative si appesantisca di materiali di lavoro che non hanno alcuna ragione di essere conservati e che complicano le fasi di gestione dell’archivio.
Attuare in modo facile questa selezione si scontra con due questioni:
1. la modalità di tenuta della documentazione cessata è fondamentale per individuare le tipologie di documenti da proporre per lo scarto. Può accadere la documentazione cessata non venga archiviata, ma immagazzinata in scatole accatastate senza indicazioni del contenuto. In questo caso è necessario procedere preventivamente alla riorganizzazione della documentazione e poi procedere alla selezione;
2. il contenuto delle singole pratiche cessate, può essere un grave ostacolo alla realizzazione dello scarto. Infatti, se la pratica conclusa non rientra in una precisa tipologia documentale, con un identico periodo di conservazione, significa che contiene documenti scartabili in momenti diversi o addirittura alcuni a conservazione illimitata. In questa situazione non è possibile procedere immediatamente alla proposta di scarto, ma si deve procedere alla selezione all’interno di ogni pratica.
Ultimo aggiornamento
21.10.2021